Начните с передачи заявки менеджеру
Клиент присылает письмо с вложением. Менеджеру нужно достаточно информации, чтобы подготовить следующий шаг. Задача автоматизации: превратить это сообщение в структурированную заявку, которую менеджер может проверить.
По этой схеме устроена часть моей работы для Grand Veil: приём писем, извлечение данных с помощью ИИ, рабочее место менеджера для проверки и связь с записями CRM. Каталог и конфигуратор закрывают соседние части бизнес-процесса. У каждой части своя задача.
Сначала определите черновик, потом выбирайте модель
Запишите, какие поля нужны человеку на следующем этапе. Для заявки на изделие на заказ это могут быть нужное изделие, размеры, количество и вопросы без ответа. Это пример списка полей, а не универсальная схема.
Если размер не указан, поле должно остаться пустым. Модель не должна превращать правдоподобную догадку в согласованное требование клиента. На экране проверки человек должен иметь возможность сравнить черновик с источником и исправить его.
Включите проверку в процесс
Извлечение данных это один этап. Одобрение это другой. Полезный черновик облегчает менеджеру следующее решение: проверить детали, запросить уточнение или передать заявку дальше.
Определите, какие действия автоматизация может выполнять сама, а какие требуют человека. Создать внутренний черновик это не то же самое, что подтвердить клиенту спецификацию или передать работу в производство.
Сделайте сбои видимыми
До разработки договоритесь, что происходит, когда вложение не читается, поле вызывает сомнение или недоступна система дальше по цепочке. У заявки должен быть понятный статус. За следующий шаг должен отвечать конкретный человек.
Ограничьте объём первой версии
Выберите один входящий канал, один тип заявок и одну систему, куда попадает результат. Проверяйте на репрезентативных примерах, включая неполные и неоднозначные заявки. Замерьте трудозатраты на проверку и долю исправлений, прежде чем говорить об экономии времени.
Посмотрите пример Grand Veil или опишите процесс, который хотите автоматизировать.
